La rivoluzione informatica sta (finalmente) prendendo il sopravvento anche negli uffici di gestione e organizzazione delle risorse umane. Basta poco per capirlo: i fascicoli, i faldoni, i contenitori stipati negli armadi fanno posto al nuovo sistema di archiviazione dati: il file.
Tutto si svolge sul personal computer e tutto si memorizza su supporto magnetico. Ma il problema archiviazione non muore, anzi sopravvive con maggior importanza.
I principali metodi della procedura sono due:
– creare il maggior numero di cartelle, le quali contengono ulteriori infinite sottocartelle, per giungere alla cartella finale comprendente un unico file;
– creare poche cartelle che contengono innumerevoli file con nomi diversi.
E qui sta il problema. Che nome dare a cartelle e file?
In un ente ho trovato questo sistema di nominare il file contenente il calcolo dello straordinari di una anno. Nella cartella: “Straordinario Anno 2016” vi erano i seguenti file:
- Assegnazione straordinario
- Ipotesi 1 Assegnazione
- Ipotesi 2 Assegnazione
- Ipotesi Definitiva Assegnazione
- Allegato alla delibera di assegnazione dello straordinario
- Liquidazione 1
- Liquidazione 2
- Liquidazione 3
- Liquidazione complessiva annuale prima stesura
- Liquidazione complessiva definitiva
- Liquidazione complessiva definitiva definitiva
- Liquidazione complessiva definitiva definitiva ultima
Se ci pensiamo i nostri archivi sono ricchi di variazioni sul tema che neppure le funzioni “Cerca” o “Trova” riescono a sopportare con una certa agilità.
Credo esista una filosofia ben precisa per tutto ciò: lasciare traccia perenne dei nostri interventi negli archivi informatici (sempre meglio così che contribuire ad abbattere alberi della foresta amazzonica con stampe improbabili, comunque).
Cerchiamo allora di stabilire una precisa modalità di procedere. Utilizziamo ad esempio il file che contiene i calcoli del fondo delle risorse decentrate.
FASE UNO: le bozze. Possibili Nomi: Fondo Iniziale, Fondo bozza, Fondo rivisto per riunione, Fondo dopo riunione, Fondo per la prossima riunione
FASE DUE: le fasi intermedie. Candidati: Fondo suddiviso per aree, Fondo per settori, Fondo per responsabili, Fondo da approvare
FASE TRE: la fase definitiva (con variazioni algebriche). Nomi: Fondo definitivo 1, Fondo definitivo 01, Fondo definitivo 001, Fondo finale, Fondo Finalissimo, Fondo finale definitivo, Fondo ok, Fondo finale definitivo ok ultimissimo. … e qui subentrano gli inglesismi (utilizzati pure nel mondo musicale delle compilation) Fondo the final, Fondo the ultimate, Fondo collection, Fondo the end.
ULTIMA FASE: ho toccato il fondo.
